managemen resiko sisem inventori gudang berbasis web pt uji tugas

artikel ini membahas tentang permasalahan sistem inventory yang dimiliki pt uji tugas

Identifikasi Resiko

Daftar Resiko

Fakor persediaan barang

Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat. Dalam hal ini toko harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal, sehingga di satu sisi kontinuitas produksi dapat terjaga dan pada sisi lain toko dapat memperoleh keuntungan, karena toko dapat memenuhi setiap permintaan yang datang. Karena persediaan yang kurang akan sama tidak baiknya dengan persediaan yang berlebihan, sebab kondisi keduanya memiliki beban dan akibat masing-masing.

Bila persediaan kurang, maka toko tidak akan dapat memenuhi semua permintaan sehingga akibatnya pelanggan akan kecewa dan beralih ke perusahaan lainnya. Sebaliknya, bila persediaan berlebih, ada beberapa beban yang harus ditanggung, yaitu

Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya.
Risiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka risiko kerusakan barang semakin tinggi.
Risiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan “out of date” atau ketinggalan jaman.

Penerapan managemen Resiko di PT. uji tugas

Setiap perusahaan terurama perusahaan dagang mereka selalu membutuhkan persediaan barang dagang. Persediaan tersebut akan disimpan dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Persediaan kemudian digunakan untuk proses produksi yang akan dijual kembali. Dengan pengolahan persediaan tersebut maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan untuk mengembangkan usaha yang dijalankan. Persediaan bisa berupa bahan pembantu, bahan mentah, barang setengah jadi, barang jadi ataupun bisa berupa suku cadang. Sebagai bagian penting dari perusahaan maka persediaan atau inventory memiliki nilai yang cukup besar terhadap biaya operasional, perencanaan dan pengendalian persediaan. Karena pentingnya persediaan maka perusahaan harus membuat manajemen persediaan yang baik agar bisa mengelola persediaan yang dimiliki.

Dalam hubungannya dengan manajemen inventory maka persediaan dapat digolongkan menjadi bahan baku, bahan setengah jadi atau bahan yang masih dalam proses dan juga barang jadi yang digunakan untuk perusahaan.

Ada berbagai cara model matematik dipadu dengan model inventory berbasis komputer yang telah dikembangkan untuk membantu perusahaan dalam memutuskan berapa banyak inventory maupun kapan inventory tersebut akan dipesan. Metode yang biasa digunakan dalam hal ini diantaranya adalah Material Requirement Planning (MRP). Dalam hubungan beberapa inventory diatas maka semuanya akan membentuk hubungan antara produksi dan penjualan produk untuk mendapatkan keuntungan maksimal.

Berikut fungsi persediaan dalam pemenuhan kebutuhan perusahaan:

Mengurangi dan mencegah resiko hilangnya barang baku maupun barang yang dibutuhkan oleh perusahaan Dalam kasusnya makin banyak perusahaan yang menyadari bahwa proses pengontrolah terhadap bahan baku khususnya yang ada di gudang sangat penting. Hal ini juga berhubungan dengan keberhasilan suatu perusahaan. Sebagian besar modal perusahaan akan tertanam dalam bahan baku atau persediaan sehingga proses pengontrolan tersebut sangat diperlukan untuk mencegah dan mengurangi resiko kehilangan bahan baku. Adanya persediaan yang cukup dalam gudang karena pengontrolan yang tepat tentu saja membuat perusahaan menjadi mudah dalam proses produksi.
Mencegah jika terhadap barang yang dipesan jika tidak baik sehingga perusahaan bisa mengembalikan barang tersebut Kadang perusahaan melakukan pengadaan barang yang banyak dan sering barang yang dipesan tersebut tidak sesuai dengan permintaan. Karena proses produksi tidak bisa ditunda maka adanya persediaan akan membantu perusahaan yang kekurangan bahan akibat pengembalian sebagian bahan baku karena tidak sesuai permintaan.
Mencegah inflasi atau kenaikan barang Perusahaan bisa mempresiksi kapan bahan baku naik dna kapan bahan baku yang dibutuhkan harganya turun. Ketika harga bahan baku di pasaran menurun, perusahaan bisa membeli persediaan bahan baku dalam jumlah yang besar. Bahan baku tersebut bisa digunakan sebagai persediaan dimana ketika perusahaan membutuhkan tidak perlu lagi membeli. Persediaan yang ada tersebut juga bisa mencegah adanya inflasi atau kenaikan harga bahan baku. Jadi ketika bahan baku mengalami kenaikan yang cepat perusahaan tidak lagi pusing untuk membeli bahan baku.
Penyimpanan bahan baku yang dihasilkan dalam musim tertentu sehingga bahan baku bisa didapatkan ketika barang tidak tersedia di pasaran Kadang proses produksi terkendala adanya bahan baku yang tidak tercukupi di pasaran sementara permintaan konsumen tetap bahkan akan semakin bertambah. Perusahaan bisa saja membeli bahan baku yang dibutuhkan namun harganya jauh lebih mahal. Ketika harga jual barang tidak mampu untuk dinaikkan dan harga bahan baku semakin meningkat, mau tidak mau perusahaan tetap produksi namun dengan keuntungan yang sangat minim. Sebagai solusi yang tepat, saat harga bahan baku turun perusahaan bisa membelli bahan baku yang banyak untuk proses produksi dan juga untuk disimpan dalam gudang. Proses penyimpanan bahan baku tersebut dimaksudkan untuk mencegah terjadinya kekosongan bahan baku saat musim tertentu.

Pengklasifikasian Inventory

Management inventory diperlukan perusahaan dan bisa dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan cara analisa nilai dari persediaan tersebut. Pada analisa ini maka persediaan dapat dibedakan menjadi nilai investasi yang telah digunakan pada periode tersebut. Persediaan dapat dibedakan menjadi tiga kelas misalnya kelas A, B, dan kelas C yang didasarkan nilai persediaan. Nilai dalam klasifikasi tersebut adalah volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu peiode atau dalam satu tahun kemudian dikalikan dengan harga per unitnya.

Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC, sebagai berikut :

Kelas A

Dalam klasifikasi ini maka persediaan yang memiliki jumlah atau volume tahunan dengan nilai rupiah yang cukup tinggi. Dalam kelas A, inventory memiliki sekitar 70% dari total persediaan sekalipun dalam jumlah yang sedikit sekitar 20% dari keseluruhan item yang tersedia. Persediaan yang dimaksudkan dalam kelas ini membutuhkan perhatian yang lebih tingggi dalam penggadaannya, hal ini karena pengadaan tersebut akan berdampak biaya yang cukup tinggi sehingga harus dilakukan pengawasan yang cukup tinggi.

Kelas B

Klasifikasi kelas ini merupakan penggolongan persediaan yang memiliki volume tahunan dalam rupiah yang menengah. Dalam kelompok ini inventory akan mewakili sekitar 20% terhadap nilai persediaan tahunan maupun sekitar 30% dari jumlah inventory. Dalam kelas ini akan diperlukan teknik untuk pengendalian yang lebih moderat.

Kelas C

Klasifikasi ini merupakan penggolongan suatu barang dengan nilai volume tahunan dalam rupiah yang rendah dan mewakili sekitar 10% dari jumlah nilai persediaan. Hal ini terdiri dari 50% dari jumlah nilai inventory yang tersedia. Dalam klasifikasi ini diperlukan suatu teknik untuk mengendalikan secara sederhana dan hanya dilakukan sekali saja.

Dalam manajemen persediaaan harus dihindari beberapa kesalahan penetapan persediaan atau inventory yang ada pada perusahaan. Bila terjadi kesalahan dalam penetapan persediaan tersebut maka akan berakibat tidak baik bagi perusahaan.

Bila penetapan inventory terlalu kecil maka kesempatan untuk menjual produk akan hilang dan laba yang diharapkan tidak akan tercapai. Namun ketika management menetapkan persediaan yang terlalu besar, hal ini bisa menimbulkan biaya yang terlalu besar sehingga laba yang didapatkan juga lebih kecil. Bila perusahaan ingin meningkatkan laba maka mereka harus menambahkan persediaan yang ada di perusahaan tersebut. Dalam suatu usaha, perusahaan adalah penentu pembelian, perusahaan akan mempengaruhi ekonomi produksi, mempengaruhi pembelian maupun memenuhi pesanan konsumen dengan cepat.

Biaya

Manajemen inventory juga erat kaitannya dengan beberapa biaya yang harus dikeluarkan perusahaan yang berhubungan dengaan persediaan tersebut. Beberapa biaya yang berhubungan dengan persediaan diantaranya adalah:

Biaya untuk menyimpan persediaan

Biaya penyimpanan inventory ini meliputi beberapa hal diantaranya adalah biaya pemeliharaan barang yang ada di gudang, biaya sewa gudang, pajak dan asuransi serta biaya modal yang ditanamkan dalam inventory tersebut. Biaya penyimpanan persediaan barang tersebut dapat diukur dengan persentase tertentu dari nilai rata-rata inventory maupun berdasarkan biaya per unit dati inventory yang disimpan tersebut.

Biaya penggadaan inventory

Pengadaan inventory suatu perusahaan sangat diperlukan bukan hanya untuk proses produksi namun juga digunakan sebagai stock ketika barang tersebut tidak atau telah habis di pasaran. Dalam hal biaya penggadaan barang tersebut ada beberapa biaya yang termasuk didalamnya.

Biaya yang termasuk dalam biaya pengadaan barang diantaranya adalah:

Biaya saat proses pemesanan inventory

Saat inventory dipesan perusahaan juga kan mengeluarkan beberapa biayal,seperti mereka harus membayar uang muka pembelian kepada supplier atau membayar biaya angkut barang hingga sampai ke tangan perusahaan.

Biaya pengiriman inventory yang diminta

Biaya pengiriman inventory bisa dibayar saat barang sampai ditempat atau saat awal pemesanan. Biaya pengiriman inventory ini tergantung dari jarak tempat supplier dengan pemesan dan juga berapa banyak barang yang diminta pemesan.

Biaya penerimaan inventory

Inventory yang diterima akan dibayar seluruhnya kepada supplier, pembayaran bisa dilakukan saat barang sampai di tempat pemesan. Kadang biaya penerimaan inventory tersebut disertai oleh biaya angkut yang sudah ditetapkan.

Biaya pembayaran inventory yang dipesan kepada supplier

Struktur Rincian

Kepala Gudang

Orang yang berangung jawab sepenuhnya terhadap gundang yang dikelolanya atau yang di pinpinnya

berikut ini tugas dan tanggung jawab kepala gudang:

Membuat perencanaan pengadaan barang dan distribusinya
Mengawasi dan mengontrol operasional gudang
Menjadi pemimpin bagi semua staff gudang
Mengawasi dan mengontrol semua barang yang masuk dan keluar sesuai dengan SOP
Melakukan pengecekan pada barang yang diterima sesuai SOP
Membuat perencanaan, pengawasan dan laporan pergudangan
Memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan
Mengawasi pekerjaan staff gudang lainnya agar sesuai dengan standar kerja
Memastikan aktivitas keluar masuk barang berjalan lancar
Melaporkan semua transaksi keluar masuk barang dari dan ke gudang

Supply Chain

adalah jaringan perusahaan-perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk ke tangan pemakai akhir.

Perusahaan-perusahaan tersebut termasuk supplier, pabrik, distributor, toko atau ritel, sertu perusahaan pendukung seperti jasa logistik.

Ada 3 macam hal yang harus dikelola dalam supply chain yaitu pertama, aliran barang dari hulu ke hilir contohnya bahan baku yang dikirim dari supplier ke pabrik, setelah produksi selesai dikirim ke distributor, pengecer, kemudian ke pemakai akhir

supervisor

adalah Pekerja yang berhubungan langsung dengan kepala gudang. Namun dalam konteks tanggung jawab, Supervisor mempunyai tugas yang tidak mudah.